För en lyckad konferens krävs det att man är föreberedd och vet vad syftet är, hävdar psykologen Lars Svedberg i boken ”Bättre konferenser”.
Detta kan vara lättare att säga än att genomföra. Det är vanligt av konferenser använder sig traditionell förmedlingspedagogik. Deltagarna får då en passiv roll och blir ungefär som passagerare på en charterresa. Visserligen kan de bli nöjda ändå, eftersom de får resa bort, äta gott och slipper det vanliga arbetet en tid. Men detta är nog knappast konferensens främsta syfte.
Det kan till och med ha negativa effekter. Deltagarna tolkar konferensens budskap vid fikabordet eller i baren. ”Sanningar” är då något som luftas i små, informella grupper, det som sägs öppet är istället inställsamt och inlindat. Konferensen blir till lektion i dubbelmoral istället för kompetensutveckling.
Att undvika detta är en fråga om kommunikation. Kommunikation handlar om att göra saker gemensant, och lyckad kommunkation kräver att man respekterer deltagarna och deras förmågor. Därför blir förberedelser och förståelse av konferensens syfte viktigt. Genom att klargöra vad man vill uppnå med konferensen blir det möjligt att föra en öppen dialog med deltagarna.
Förberedelser innebär ofta att man skickar ut ett dokument som ska läsas igenom av deltagarna. Ett bättre sätt kan vara att ge dem en uppgift som sedan inbjuder till samtal. Om syftet med konferensen t.ex är att diskutera kommande organisationsförändringar kan man ge dem i uppgift at tänka ut huvudskälen till att dessa skulle kunna sluta i ett totalt misslyckande.
När är deltagarna väl kommer till konferensen är de ofta lite osäkra eftersom de placerats i en ny miljö. I stället för att kasta sig rakt in de hårda frågorna bör man därför inleda med någon slags mjukstart, t.ex. ett samtal om den hemuppgift man fått.