Inför konferensen

En lyckad konferens är till stor del en fråga om detaljer. För att den ska bli lyckad måste många faktorer samverka, vilket kräver god planering. Här är några saker du bör tänka på när du bokar och förbereder din konferens:

  • Vad har du för syfte med din konferens?
  • Anpassa ort och konferensanläggning efter dina syften. Antalet deltagare och typen av konferens påverkar vilken typ av lokaler bör välja. Vore det bättre med landsbygd eller storstad, små eller stora lokal? Vilket resmål du väljer är avgörande för om konferensen blir lyckad. Jämför olika resmål, besök platsen själv i förväg om du har möjlighet.
  • Tänk över vilken resplan som är lämpligast.
  • Ta hänsyn til om det finns några allerigiker eller vegetarianer bland deltagarna. Glöm inte att dubbelkolla med köks- och servispersonal.
  • Konferenser kan bli långa och energikrävande. Det kan därför vara en bra idé att servera smörgåsar och frukt vid sidan av wienerbröd och karameller.
  • Ha inte ett för späckat schema, se till att ha regelbunda pauser.
  • Se till lämna utrymme för en aktivitet som kan stärka gruppens gemenskap. Fundera över vad det bör vara för slags aktivitet, om det bör vara något avkopplande, utmanande eller roligt.
  • Utnyttja anläggningens möjligheter. Beroende på hur platsen ser ut kan man ta en skogsrunda, ta en paus i bastun eller ha ett möte på bryggan.
  • Se till att den tekniska utrustningen är tillgänglig och fungerar. Utnyttja de hjälpmedel som finns tillgängliga, till exempel film och powerpoint. Gå dock inte för långt, text och bild bör fungera som stöd åt det talade ordet.

Glöm inte att följa upp och utvärdera konferensen efteråt.

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *